Formation Writer : Comment créer un modèle de document

Un modèle de document, que ce soit sur Word de Microsoft ou Writer de Open Office, vous évite de recréer à chaque fois votre mise en page personnalisée. En créant un modèle, vous évitez de reconstruire vos entêtes, pieds de page, trame de fond etc… à chaque nouveau document que vous avez à faire.

Dans ce tutoriel, pour illustrer la création d’un modèle, nous allons « étudier » le cas de la société WEB SITE RENNES, qui veut harmoniser la présentation de tous ses documents en commençant par les procédures internes.

WEB SITE Rennes souhaite que ses procédures aient :

  • pour entête de page : son logo (en haut à gauche), le nom de la procédure, version, date
  • pour pied de page : nom de la société,le n° de page en cours et le total de pages, visa du responsable.

Création de l’entête et pied de page

Pour afficher la zone d’entête de page, cliquer sur Insertion-> En-tête-> Stantard

Insertion entête de page

Insertion entête de page

vous obtenez une zone supplémentaire dans votre document :

affichage de l'entête

affichage de l'entête

Il ne reste plus qu’à ajouter les éléments voulus.

Le pied de page se fait sur le même principe.

Le document « modèle » souhaité se présente donc comme ceci :

présentation du document modèle

présentation du document modèle

Enregistrement du modèle

Pour que le document en cours soit considéré comme un modèle de document, il suffit d’enregistrer au format « Modèle de texte ». Le fichier aura l’extension « ott ».

Dans le menu, cliquer sur Fichier->Enregistrer sous… puis nommer le fichier et choisir le type « modèle de texte ODF ».

enregistrer le modèle

enregistrer le modèle

ou et de préférence :

cliquer sur Fichier->Modèles->Enregistrer

Enregistrer le modèle

Enregistrer le modèle

La fenêtre d’enregistrement des modèles s’affiche :

Fenêtre d'enregistrement modèle

Fenêtre d'enregistrement modèle

Nommer le nouveau modèle et sélectionner la catégorie « Mes modèles ». Cliquer sur OK

Le fichier de type « ott » se place automatiquement dans le dossier que Writer utilise pour stocker ses modèles de documents. Ce dossier est masqué et il n’est pas visible par défaut depuis l’explorateur Windows.

Utilisation des modèles

Pour utiliser un modèle existant et créer un nouveau document basé sur celui-ci (à condition que son enregistrement ait été fait depuis le menu Fichier->Modèles), cliquer sur Fichier->Nouveau->Modèles et documents.

Ouvrir un document basé sur un modèle

Ouvrir un document basé sur un modèle

Nous obtenons la fenêtre de sélection des modèles et documents

Sélection du modèle

Sélection du modèle

En choisissant d’afficher les modèles sur la partie gauche de la fenêtre, la liste des modèles utilisables s’affiche sur la partie centrale. Vous avez la possibilité d’afficher directement l’aperçu du modèle en cliquant sur le bouton « Aperçu » de la barre d’outils.

Cliquer sur Ouvrir.

Votre nouveau document basé sur le modèle est prêt à l’emploi…

Si vous trouvez qu’il manque certaines précisions ou si vous souhaitez un mode opératoire concernant une autre fonctionnalité de Writer (ou Calc ou leurs équivalents Microsoft), cliquer ici pour nous préciser votre demande d’information Writer, Word, Calc ou Excel.

Pour télécharger gratuitement la suite Open Office.

Autre ressource disponible : Créer un modèle de document avec Word

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